ChatGPT は登録した。調べものには使っている。それなのに、毎日の作業時間は前と変わらない。
そう感じているなら、使い方の知識が足りないのではありません。自分の業務のどこにAIを入れるかが、まだ決まっていないだけです。
この記事では、私が支援や研修で試した具体例を3つ紹介します。そのうえで、個人事業主が最初の1つを選ぶ方法をお伝えします。
業務効率化が進まない理由は使い方ではない
AIの使い方を学んでも仕事が減らないのは、学んだ例と自分の業務がつながっていないからです。まずは、つまずきやすいポイントを整理します。
調べものの道具のまま止まっている
私が支援したコンビニの店長も接骨院の院長も、最初は ChatGPT を「調べものの道具」として使っていました。質問すれば答えが返ってくる。それ自体は便利です。
ただ、それでは毎日くり返している作業は1分も減りません。作業そのものをAIに渡して、はじめて時間が減ります。
全部を一度に置き換えようとする
もうひとつのつまずきは、最初から全部をAIに任せようとすることです。範囲が広いほど、どこから手を付けるか決まらず、結局そのままになります。
効果を実感すると広がる
所属する株式会社Fine Up AI でも、一度「この業務なら使える」と実感できると、活用が自然に回り始めると考えています。最初の1つを小さく決めるのは、そのためです。
支援や研修の現場で試した具体例3つ
ここからは、支援や研修の現場で試した具体例です。どれも「毎日くり返している作業」を1つ選んだところから始まっています。
例1 コンビニの売上入力が2時間から15〜30分に
あるコンビニの店長は、本社アプリの売上データを Excel に手で打ち込み、推移表を作っていました。この作業に毎日約2時間かかり、週に数回は家に持ち帰っていたそうです。
そこで、売上画面をスマホで撮影し、その画像を ChatGPT の専用GPTs（目的に合わせて設定したChatGPT）に読ませる仕組みを作りました。数字を読み取り、Excel にそのまま貼れる形で返す設定です。
- 入力時間：約2時間/日 → 15〜30分/日
- 持ち帰り作業：週に数回 → ほぼゼロ
- AIの見え方：調べものの道具 → 業務を支える道具
撮る、送る、貼るの3手で、毎日の2時間が短くなりました。
例2 接骨院の予約の二重入力をなくす
院長おひとりで運営する接骨院では、LINE・電話・店頭の3つから予約が入っていました。予約のたびに紙の台帳と Googleカレンダーの両方へ書き込み、1件あたり約1分、1日10件で10〜20分かかっていました。
オンラインの60分の相談で、LINEで予約を受けてから空き枠の確認、カレンダーへの自動登録、前日のお知らせまでの流れを設計しました。予約の仕組みの骨子は、その場で約20分で形になっています。
例3 税理士の顧問先向け資料の下書き
税理士向けのセミナーでは、NotebookLM（資料を読み込ませて質問できるGoogleのAI）を使い、税制改正の資料から顧問先向けの説明の下書きを作る流れを実演しました。
対象を絞って具体化する、業種などの条件を加える、出力の形を指定する。この3つの型で聞くと、実務で使える下書きが手元に残ります。AIが作るのは下準備で、仕上げと判断は人が持ちます。
個人事業主が最初の1つを選ぶ方法
3つの例に共通するのは、毎日くり返す作業を1つだけ選んだことです。次の順で考えると、最初の1つが決まります。
時間を取られている作業を書き出す
まず、1週間で時間を取られている作業を書き出します。並べてみると、思ったより「同じ作業のくり返し」が多いことに気づきます。
最初の1つを選ぶチェック
- 毎日、または毎週くり返している
- 手順がだいたい決まっている
- 入力・転記・下書きなど、文字や数字を扱う
- 失敗しても人が見直せば取り返せる
AIに任せる部分と人が確かめる部分を分ける
選んだ作業を、AIに任せる部分と、人が確かめる部分に分けます。コンビニの例なら、読み取りと表の形にするのがAI、数字が元の画面と合っているかの確認が人です。
お客さまの個人情報は、入れる前に扱いを決めてください。名前や連絡先をそのまま入れない形にできないか、最初に確認しておくと安心です。
いきなり全部を任せない
1つの作業で「使える」と実感してから、次の作業に広げます。範囲を広げるのは、そのあとで十分です。
まとめ
ChatGPT の業務効率化は、使い方を覚えることではなく、任せる作業を1つ決めることから始まります。
- 毎日くり返す作業を1つ選ぶ
- AIに任せる部分と、人が確かめる部分を分ける
- 1つで実感してから広げる
最初の1つが決まれば、そこから先は自然に広がります。
よくある質問
何から始めればいいですか？
毎日いちばん時間を取られている作業を1つ書き出すところからです。入力・転記・下書きなど、くり返しの多い作業ほど効果を実感しやすくなります。
無料版の ChatGPT でもできますか？
できることはあります。ただし、作業の内容や扱う情報によって向くプランは変わるので、任せたい作業が決まってから選ぶのがおすすめです。
自分で仕組みを作れる自信がありません
業務のヒアリングから、仕組みづくり、導入後のフォローまで一緒に進めます。進め方はAI活用支援・コンサルのページにまとめています。
全国オンラインで対応しています。任せる作業を一緒に1つ決めたい方は、無料相談のお申し込みからどうぞ。費用の目安はよくある質問でも紹介しています。
